/escalate

Workflow ini terdiri dari tiga bagian utama: pelaporan eskalasi instan, pelacakan progres penanganan isu secara real-time, dan sistem rekapitulasi otomatis (reminder) mingguan.

1. Escalation Request Flow

Workflow ini dipicu ketika user menjalankan perintah /escalate di Mattermost untuk melaporkan masalah secara cepat ke pimpinan terkait.

Workflow Diagram

Detail Workflow

Open Dialog

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest (v4.2)
Endpoint: POST https://workspace.dot.co.id/api/v4/actions/dialogs/open
Autentikasi: Mattermost API (Predefined Credential)
Fungsi Teknis: Mengirimkan trigger_id yang didapat dari slash command untuk membuka modal interaktif di client Mattermost.

Payload Struktur:

{
  "trigger_id": "{{ $json.body.trigger_id }}",
  "url": "{{ $node[\"Wait Submission\"].resumUrl }}",
  "dialog": { "title": "Escalation Form", "elements": [...] }
}

Konfigurasi UI (Dialog Fields):

Field Name	Type	Description
`project`	text	Nama project/produk yang terkait dengan eskalasi.
`escalated_to`	select	Kategori eskalasi: Engineer, Project, atau HC.
`capt_users`	select (users)	Pimpinan penanggung jawab utama (multi-select).
`issue`	textarea	Penjelasan mendalam mengenai masalah dan urgensinya.
`need_discuss_with`	select (users)	Stakeholder tambahan yang perlu dilibatkan.
`cc`	select (users)	Pihak lain yang perlu monitor (optional).

Wait Submission

Tipe Node: n8n-nodes-base.wait (v1.1)
Limit Waktu: 5 Menit (Resume unit: minutes).
Mekanisme: Workflow masuk ke state waiting dan menghasilkan resumeUrl. State ini hanya akan berlanjut jika n8n menerima callback POST dari Mattermost dialog ke URL tersebut. Jika timeout, workflow otomatis berhenti.

Checks Cancelled

Tipe Node: n8n-nodes-base.if (v2.2)
Logika Evaluasi: Memeriksa nilai boolean pada expression {{ $json.body.cancelled }}.
Branching:
- TRUE: User menekan tombol "Cancel" -> Alur diarahkan ke Stop and Error.
- FALSE: User mensubmit data -> Alur lanjut ke pencarian profil.

Stop and Error

Tipe Node: n8n-nodes-base.stopAndError (v1)
Pesan Error: Failed to send massage | Timeout - No payload recorded
Tujuan: Mengakhiri eksekusi yang tidak valid untuk menjaga kebersihan log n8n.

Find PIC

Tipe Node: n8n-nodes-base.mattermost (v1 - Operation: getById)
Query: Menggunakan ID dari {{ $json.body.user_id }} (pelapor).
Output: Mengambil data first_name, last_name, dan username pelapor untuk keperluan tagging.

Get Bulk Users & Get Bulk Need Discuss Users

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Method: POST
Endpoint: https://workspace.dot.co.id/api/v4/users/ids
Payload: {{ $json.body.submission.capt_users }} dan {{ $json.body.submission.need_discuss_with }}.
Tujuan: Mengonversi kumpulan ID User menjadi objek user lengkap agar profil mereka (terutama username) bisa digunakan dalam format mention.

Merge

Tipe Node: n8n-nodes-base.merge (v3.2)
Mode: Combine
Fungsi: Menyatukan dataset dari dua pemanggilan API profil user agar bisa diproses sebagai satu array di tahap format data.

Code: Format Data

Tipe Node: n8n-nodes-base.code (v2 - JavaScript)
Logika Internal:
- Mention Mapping: Transformasi array user menjadi string mention (e.g., @budi, @andi).
- Full Name Joining: Menggabungkan nama depan dan belakang untuk logging Sheets.
- Validation: Melakukan filter untuk membuang ID yang null atau tidak ditemukan.
- CC Sanitization: Memastikan format CC sesuai standar meskipun bersifat opsional.
Result Output: Objek JSON berisi capt_mentions, discuss_mentions, dan data terformat lainnya.

Send Message to Mattermost

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Endpoint: /api/v4/posts

Payload Struktur:

{
  "channel_id": "1br1hnu9opduj8ebwb39hkr9gw",
  "message": "🚨 **NEW ESCALATION**\n**Project:** {{ project }}\n**Issue:** {{ issue }}\n**Capt:** {{ capt_mentions }}"
}

Deskripsi: Mengirimkan rangkuman eskalasi ke channel pusat koordinasi.

Send Button to Thread

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Fungsi: Menambahkan interaktivitas.

Props Attachments:

"actions": [{
  "name": "I Take this mission",
  "integration": {
    "url": "https://n8n.dot.co.id/webhook/mattermost-workflow",
    "context": { "task": "escalate-button", "next_progress": "take-mission" }
  }
}]

Tujuan: Memungkinkan pimpinan mengklaim isu langsung dari Mattermost.

Append Row to Sheet

Tipe Node: n8n-nodes-base.googleSheets (v4.6 - Operation: append)
Mapping Teknis:
- Status: To Do
- Log_id: {{ root_id }} (Penting untuk sinkronisasi update status nantinya).
- Submitted By: {{ pic_fullname }}
- Issue Summary: {{ issue }}

2. Escalation Progress Tracking

Workflow berbasis Webhook ini menangani siklus hidup isu dari status pengklaiman hingga penyelesaian selesai (resolved).

Workflow Diagram

Detail Workflow

Webhook

Tipe Node: n8n-nodes-base.webhook (v2)
HTTP Method: POST
Fungsi: Mendengarkan event interaktif dari tombol Mattermost.
Data Masuk: Membawa context dari root_id, project_name, dan user_id yang mengklik tombol.

Respond ACK

Tipe Node: n8n-nodes-base.respondToWebhook (v1.4)
Konfigurasi: Respond with: JSON ({"status": 200}).
Mekanisme: Segera menjawab request Mattermost untuk menghindari penanda "Loading" merah di sisi user.

Switch Progress

Tipe Node: n8n-nodes-base.switch (v3.2)
Expression: {{ $json.raw.context.next_progress }}.
Logika Output:
- take-mission: Isu sedang diambil.
- mission-completed: Isu telah beres.

Update Thread: Start

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest (v4.2)
Method: PUT
URL: https://workspace.dot.co.id/api/v4/posts/{{ $json.body.post_id }}
Payload: Mengirimkan message baru ("Request started at...") dan menghapus tombol dengan mengirimkan objek props kosong, sehingga tombol tidak bisa diklik ulang.

Notify Handling Status

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Endpoint: POST /api/v4/posts
Fungsi: Mengirim komentar baru ke thread asli (root_id).
Tombol Baru: Menambahkan tombol baru "Mission Completed" dengan context next_progress: mission-completed.

Get Capt Profile

Tipe Node: n8n-nodes-base.mattermost
Operasi: getById menggunakan ID dari user yang mengklik tombol.
Tujuan: Validasi identitas pimpinan yang mengambil tugas.

Sheet: Set Handling

Tipe Node: n8n-nodes-base.googleSheets (v4.6)
Operasi: appendOrUpdate.
Matching Column: Log_id (berbasis root_id).
Data Mapping:
- Status: Handling
- Handled By: {{ first_name + ' ' + last_name }}
- Handled Date: {{ $now.setZone('Asia/Jakarta').toFormat('MMM d, yyyy') }}

Update Thread: Resolved

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Method: PUT
Mekanisme: Sama seperti node Start, namun mengubah isi teks menjadi "Request resolved at..." dan membersihkan semua tombol interaktif.

Notify Success Message

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest
Isi Pesan: **🎉 Mission Accomplished!** Issue sudah berhasil dibereskan oleh Capt @{{ user_name }}.
Tujuan: Konfirmasi penyelesaian isu secara publik di thread diskusi.

Sheet: Set Resolved

Tipe Node: n8n-nodes-base.googleSheets
Operasi: appendOrUpdate (Match by Log_id).
Data Mapping:
- Status: Resolved
- Resolved Date: Timstamp saat tombol diklik.

Final Respond

Tipe Node: n8n-nodes-base.respondToWebhook
Fungsi: Terminasi workflow setelah seluruh proses update backend selesai.

3. Weekly Escalation Summary (Reminder)

Rekapitulasi otomatis terjadwal yang memastikan tidak ada isu "Handling" atau "To Do" yang terlupakan oleh tim.

Workflow Diagram

Detail Workflow

Schedule Trigger

Tipe Node: n8n-nodes-base.scheduleTrigger (v1.2)
Aturan Waktu: 0 0 9 * * 1 (Setiap jam 09:00 AM di hari Senin).
Timezone: Asia/Jakarta.

Get Row Summary

Tipe Node: n8n-nodes-base.googleSheets (v4.6 - Operation: getRows)
Filter Logika:
- Query: (Status = 'To Do' OR Status = 'Handling')
Target Sheet: esc_log pada dokumen ID yang tersimpan di n8n credentials.
Tujuan: Mengambil subset data eskalasi yang masih membutuhkan perhatian segera.

Generating Report Message

Tipe Node: n8n-nodes-base.code (v2 - Async JavaScript)
Logika Internal (Deep Technical):
- Categorization: Data di-looping dan dipisahkan ke array engineerData, projectData, dan hcData.
- Mention Resolution: Menggunakan await fetch ke POST /api/v4/users/search untuk mencari username Mattermost real berdasarkan nama yang tertulis di Google Sheets.
- Thread Linking: Mengonstruksi URL Mattermost dinamis menggunakan site_url dan post_id (Log_id) agar ringkasan bisa diklik dan mengarah langsung ke percakapan.
- Attachment Formatting: Menyusun JSON untuk attachments Mattermost dengan kode warna hex yang relevan (e.g., Engineer: Hijau).

Send Summary to Mattermost

Tipe Node: n8n-nodes-base.httpRequest (v4.2)
Method: POST /api/v4/posts

Payload Struktur:

{
  "channel_id": "1br1hnu9opduj8ebwb39hkr9gw",
  "message": "### 📊 Weekly Escalation Report",
  "props": { "attachments": "{{ $node[\"Code\"].json.attachments }}" }
}

Target: Channel koordinasi tim pimpinan.

Issue Escalation

/escalate

1. Escalation Request Flow

Workflow Diagram

Detail Workflow

Open Dialog

Wait Submission

Checks Cancelled

Stop and Error

Find PIC

Get Bulk Users & Get Bulk Need Discuss Users

Merge

Code: Format Data

Send Message to Mattermost

Send Button to Thread

Append Row to Sheet

2. Escalation Progress Tracking

Workflow Diagram

Detail Workflow

Webhook

Respond ACK

Switch Progress

Update Thread: Start

Notify Handling Status

Get Capt Profile

Sheet: Set Handling

Update Thread: Resolved

Notify Success Message

Sheet: Set Resolved

Final Respond

3. Weekly Escalation Summary (Reminder)

Workflow Diagram

Detail Workflow

Schedule Trigger

Get Row Summary

Generating Report Message

Send Summary to Mattermost

On this page